Office 2010来了！

虽然有WPS、OpenOffice、Lotus Symphony，但是微软的Office系列产品依然拥有为庞大的用户群。就在不久之前，微软刚刚发布了新一代产品Office 2010，这款跨越3年时间的产品究竟有哪些令人心动的变化呢？

Office 2010是一个庞大的办公软件系统，其中既有我们几乎每天都会用到的三大金刚—Word、Excel、PowerPoint，也有重装上阵的OneNote、Outlook以及其它诸多功能实用的组件。

图1

与之前的Office 2007相比，Office 2010拥有太多新变化，除了大家都可以直接看到的BackStage界面的明显改进(图1)外，令人心动的无疑是Office的网络化，这正是我们本次介绍的重点。而对于常用的Word、Excel、PowerPoint的新功能，我们当然也不能放过，主要功能改进的实战操作是必不可少的。

网络化的Office 2010

Office Web Apps

面对Google Docs这类免费在线办公软件的威胁，Office 2010在网络化方面做出了跨越式的改进。与以往完全依赖于SharePoint Services的内部网络化相比，使用Microsoft Office Web Apps实现的开放式网络化服务更适合普通用户。Office Web Apps实现的基础是Windows Live Office 2010是一个庞大的办公软件系统，其中既有我们几乎每天都会用到的三大金刚—Word、Excel、PowerPoint，也有重装上阵的OneNote、Outlook以及其它诸多功能实用的组件。

与之前的Office 2007相比，Office 2010拥有太多新变化，除了大家都可以直接看到的BackStage界面的明显改进(图1)外，SkyDrive免费网络存储空间，和我们平时使用的Live Messenger一样，这也是一种基于Windows Live ID的网络服务。目前Office Web Apps主要与Word、Excel、PowerPoint和OneNote四个组件对接，并且通过简单的菜单操作就可以将网络内容与本地内容有效结合。为了体现Office Web Apps的特点，我们特意将其与已经比较成熟的Google Docs进行了一番对比。

文档上传

文档的上传和创建，是使用在线办公软件的第一步，在这方面Office Web Apps和Google Docs可谓各有千秋。就文档上传而言，依托Office 2010的Office Web Apps无疑更胜一筹。Office 2010中的Word、Excel、PowerPoint、OneNote组件，都可以直接与Office Web Apps对接，在需要时直接将本地文档上传到SkyDrive空间。用Word/Excel/PowerPoint 2010组件打开或创建一个文档，然后在菜单栏“文件”标签切换至“共享”页面，点击“保存到SkyDrive”。

图2

在右侧一栏点击“登录”按钮(图2)，输入Windows Live ID和密码后，会显示该用户的网络文件夹。选择一个权限正确的文件夹后点击“另存为”按钮(图3)，修改文档名称点击“保存”后上传过程开始，结束后关闭文档即可。

图3

除了从Office 2010软件上传共享外，我们也可以通过网页浏览器直接上传文件。首先登陆Windows Live SkyDrive(skydrive.live.com，需要输入Windows Live ID和密码)，然后点击“添加文件”，此时会显示“选择文件夹”界面(图4)。

图4

因为Office Web Apps是通过文件夹的属性来划分文件共享范围的，所以我们必须为不同的文件找到对应权限的文件夹。点击选定文件夹后，我们会看到“添加文件”的界面(图5)。Office Web Apps提供了类似Windows界面的文件拖放框以便将文件直接拖入，此外也可以点击“从您的计算机中选择文件”从文件夹中选择文件添加。

图5

与Office Web Apps相比，Google Docs原本就是一款纯粹的在线办公软件，我们显然不能指望Office能够为竞争对手的产品提供直接上传的功能，所以Google Docs的文件上传只能在登陆之后通过网页操作(图6)。好在Google提供了专门的桌面版办公套件，登陆起来比较简单。

图6

MC提示：Office Web Apps与Google Docs都对上传文档的大小作了限制，前者大为50MB，后者虽然可以上传1024MB的文件，但是能支持Google在线编辑的文件体积却比前者小很多(具体限制见图6)。

在线文件创建

在移动办公过程中直接进行在线文件创建，也是网络文件生成的一个主要方式。在这方面Office Web Apps还做得不好。在SkyDrive中进入准备添加文件的文件夹，点击“新建”，从下拉菜单中我们可以看到Office Web Apps提供Excel工作簿、PowerPoint演示文稿、Word文档、OneNote记事本共四类在线文件的创建(图7)，不过实际上目前只有Excel工作簿、PowerPoint演示文稿可以使用(图8)，Word文档、OneNote记事本的在线文件创建功能暂时还无法使用(图9)。

图7 

图8

图9

相对而言，Google Docs的在线文件创建功能已经非常丰富，可以直接创建文档、演示文稿、电子表格、表单、绘图(图10)，远比初生的Office Web Apps功能丰富和强大。不过因为众所周知的原因，Google Docs服务在内地并不稳定，偶尔会出现无法创建的情况(将http连接改为https连接可以解决部分问题)。

图10

MC提示：Office Web Apps虽然不支持Word文档的在线创建，但是我们可以通过文件上传的方式获得在线Word文档，并通过本地Word 2010软件编辑。

在线编辑

虽然都可以实现网络存储功能，但是在线办公软件与在线存储空间有一个大的区别，就是前者支持文件的在线编辑。这也正是Office Web Apps基于SkyDrive在线存储空间，却又自成体系的原因。目前Office Web Apps提供的在线编辑功能比较简单，只支持Excel工作簿和PowerPoint演示文稿的在线编辑，而且提供的功能比较简单(图11)，很多功能受到限制，只能进行基本的操作。

图11

而对于Word文档，Office Web Apps暂时还没有提供在线编辑功能。虽然在线编辑功能简单甚至根本没有，但是这并不意味着我们无法很好地对在线文件进行编辑。事实上，Office Web Apps在每个组件的界面中，都提供了一个“在xx中打开”(xx是文件对应的Office 2010组件)的按键(见图11右端)，点击之后会将在线文件下载至本地(图12)并启动本地安装的Office 2010软件对应的组件。我们可以通过本地软件对在线文件进行编辑，并且将编辑后的内容直接保存到在线文件中。

图12

作为原生在线办公软件的Google Docs没有本地软件可以依靠，只能通过在线编辑功能对文件进行处理，所以提供了大多数常用的编辑功能(图13)。虽然其使用方式与目前常用办公软件略有不同，但是并不影响我们完成大多数编辑工作。

图13

MC提示：Office Web Apps的定位只是Office 2010的网络中介，因此要想进行深度的文件编辑，还是要依靠本地的Office软件。另外，Office Web Apps只支持新格式文件(.docx、.pptx等)的处理，旧格式文件(.doc、.ppt等)只能查看不能编辑。

共享协作

如今办公软件的多人共享协作功能越来越受重视，而在线办公软件依托网络环境，共享协作功能自然更加发扬光大。不过在这方面，Office Web Apps表现得有些太过古板，只能依靠预设的文件夹权限进行共享，而不能实时设定具体文件的共享权限和范围。其设置共享的步骤也显得有些复杂，针对不同的共享范围和权限需要创建不同的文件夹。

图14

首先在SkyDrive主界面点击“创建文件夹”(图14)，在之后显示的页面中设定文件夹名称，并点击“共享者”后面的下拉菜单，点击“选择联系人…”后在显示的联系人列表中选择共享者(图15)。

图15

如果目标用户没有在列表中，也可以输入其电子邮件地址来将其加入共享者名单。在共享者名单确定后，我们还要为其设定具体的权限(只可查看，或者可以添加、编辑、删除)(图16)。在文件夹设定完毕后，我们就可以向该文件夹中添加准备共享的文件。之后只要将该文件夹的地址发送给共享范围内的用户，那么对方就可以根据之前的权限设定对文件夹中的文件进行查看、添加、编辑和删除操作。

图16

Office Web Apps的共享协作模式比较类似于本地的文件夹共享模式，而Google Docs则可以以具体文件为基础进行共享协作，共同编辑同一个文档(图17)。从实用角度讲，这种以文件为基础的共享要比文件夹共享模式更有意义。

图17

MC提示：Office Web Apps文件夹的共享范围和权限，也可以在创建之后通过“编辑权限”页面重新设定。

广播幻灯片

“广播幻灯片”虽然是PowerPoint 2010的一项新功能，但是我们并没有将其放在后面的PowerPoint技巧部分，而是提到了这里进行介绍，这主要是因为该功能是Office 2010网络化的一个突出表现。“广播幻灯片”功能能够让其他用户通过互联网同步观看我们主机的幻灯片播放，而我们需要做的只是拥有一个Windows Live ID并将幻灯片的网址发送给其他人。他们只需要打开网页浏览器并且安装Silverlight插件就可以观看，而不必专门安装PowerPoint 2010。

图18

打开准备演示的PowerPoint文件，在菜单栏“幻灯片放映”标签“开始放映幻灯片”栏点击“广播幻灯片”按钮(图18)，在弹出的“广播幻灯片”窗口中点击“启动广播”。

图19

此时需要在弹出的对话框中输入演示者的Windows Live ID用户名和密码(图19)，否则无法实现“广播幻灯片”的功能。经过一段时间的准备，PowerPoint 2010会给我们提供一个共享链接(图20)。

图20

这个链接就是观看幻灯片的网络地址，其他人通过邮件、即时通讯软件接收到链接后直接通过浏览器打开即可观看。其他人接收的内容与我们演示的内容基本同步，在广播过程中我们可以按照普通方式操作幻灯片。

MC提示：“广播幻灯片”功能在接收端会用到Silverlight插件，推荐采用IE浏览器。

写在后

网络化已经渗透到了Office 2010的方方面面，与其配套的Office Web Apps和PowerPoint“广播幻灯片”功能是其“外在”和“内在”网络化的突出代表。不过微软对于软件网络化的矛盾心理也非常明显，Office Web Apps中对文件编辑功能“令人发指”的限制就是明证。对于Office 2010而言，网络化是一件有效的武器，却不是功能的精髓。

Office 2010三大“金刚”新技巧

在微软Office中，普通用户接触多的应该是Word、Excel、PowerPoint这三个组件了，掌握了这三个组件的使用技巧能够让我们平时工作起来事半功倍。那么在Office 2010中，这三大“金刚”又有什么实用的新技巧呢？

Word：创建和编辑具有专业外观的文档

在Microsoft Office中，Word组件是我们常用到的一个。此次Word 2010组件的改进除了细节效果的优化外，对我们使用带来大便利的就是导航和屏幕截图功能，另外从Office 2007 PowerPoint组件上扩展而来的SmartArt功能也很有实用价值。

导航

导航功能在处理超长文档时特别有用，可以不用“复制”和“粘贴”而直接调整文章章节间的位置。运行Word 2010，在菜单栏“视图”标签“显示”栏勾选“导航窗格”，即可在文档编辑窗口左侧打开“导航”栏(图21)。

图21

“导航”栏提供了标题导航、页面导航、关键词导航功能，并且可以对图片、表格、公式等元素进行细分定位。在这些功能中，有价值的应该是标题导航功能了。在“浏览您的文档中的标题”页面，我们可以看到整个文档中的前三级标题，点击一个标题即可在文档编辑窗口显示该段内容。在导航的同时，标题导航功能还提供了一定的编辑能力—直接拖动文章标题即可调整文章内容的前后顺序，这在编辑框架性文章时非常有用(图22)。

图22

MC提示：使用标题导航功能需要事前为文档设置标题格式，即文档中所有标题均采用Word 2010默认的标题格式(图23)，并且只支持前三级标题显示。

图23

屏幕截图

屏幕截图是大家经常会用到的功能，以往在处理Word文档时如果需要屏幕截图，我们通常是打开HyperSnap之类的截图功能或者使用Windows操作系统的Print Screen截屏功能。而在Word 2010中，我们可以使用集成的“屏幕截屏”功能来完成工作。在菜单栏“插入”标签“插图”栏点击“屏幕截图”，就会显示一个“可用视窗”窗口(图24)。

图24

这个窗口中会显示目前打开的窗口界面的缩略图，选择其中任何一个缩略图就会自动完成窗口界面的截屏及插入文档的操作。另外，在缩略图窗口底部还有一个“屏幕剪辑”选项，点击此项可对窗口进行局部截图。

MC提示：使用“屏幕剪辑”选项时，需要保证目标窗口是Word窗口之外顶层的窗口。

Excel：分析、共享和管理信息

Excel是我们平时处理统计数据常用的Office组件，在制作统计报表、数据资料库时非常实用。此次Excel 2010中增加了迷你图和切片器功能，能够显著改善大量数据统计分析时的效率。

迷你图

平时我们在统计连续变化的数据时，需要专门插入图表才能得到可视化的趋势图，而使用迷你图功能则可以在一行数据后的一个单元格中创建小型图表来表现数据的变化趋势。这在需要追踪某段时间内价格/份额变化及综合收益时显得非常方便。

图25

运行Excel 2010，打开需要处理的数据表。首先选中需要添加迷你图的数据，然后在菜单栏“插入”标签“迷你图”栏(图25)，点击准备加入的迷你图类型(折线图、列、盈亏)，之后再选中数据行右侧或者底部的单元格作为放置迷你图的位置(图26)，点击“确定”即完成了迷你图的添加。

图26

后，我们还可以对迷你图的各个节点的颜色进行单独设定(图27)，以获得更好的视觉效果。

图27

MC提示：迷你图的主要作用在于对表格数据进行基本的视觉化处理，如果需要更好的图表分析效果，依然要插入专门的图表。

切片

Excel 2010的切片器是一个对数据透视表增强的功能，可以根据需要快速地筛选数据并显示，特别适合对大量数据进行统计分析时使用。只要准备处理的Excel表格带有数据透视表，我们就可以利用切片器来对数据表数据进行切片筛选。

 
图28

首先选中数据透视表，在菜单栏“插入”标签“筛选器”栏点击“切片器”按钮，就会弹出一个包含所有筛选项目的“插入切片器”对话框(图28)。勾选需要筛选的项目后点“确定”，我们就可以看到不同项目对应的切片器。

图
图29

在切片器中点击不同的项目(多选可以按住Ctrl键点选)后，数据透视表就会进行相应的筛选并显示出来。操作完成后，点击切片器窗口右上角的“清除筛选器”按钮即可取消该切片器中的所有筛选项(图29)。如果要删除切片器，只需要选中后按Delete键即可。

MC提示：拥有数据透视表是使用切片器的前提，因此在筛选前首先要建好适用的数据透视表。

PowerPoint：可创建、编辑和演示图形文档及演示文稿

PowerPoint 2010除了增加了“广播幻灯片”功能外，在细节方面也进行了多项调整，例如之前提到的“屏幕截图”功能以及“SmartArt”图形效果的改进。而在实际使用中感觉明显的，应该是“转换”功能的独立以及对视频元素处理的优化。

转换和动画

在PowerPoint 2007中，幻灯片切换特效和对象动画特效都包含在“动画”标签内，使用时难免出现特效不够丰富、操作不够方便等问题。而在PowerPoint 2010中，新增加的“转换”标签和“动画”标签分别负责幻灯片切换和对象动画的控制。调整之后除了两个标签中的特效变得丰富且有针对性外，在切换速度上也从原来的“慢速/中速/快速”变为更加精确的数字时间设定。打开PowerPoint文档后选中待处理的幻灯片，然后在菜单栏“转换”标签“切换到此幻灯片”栏中选中一种特效(PowerPoint 2010中分为细微型、华丽型、动态内容三类)，鼠标移到图标上时可以预览效果(图30)。当特效设置完毕后，就可以在“计时”栏“持续时间”框中填入幻灯片的切换时间。

图20

MC提示：新的切换特效只规定了特效的模式，具体的切换方向需要点击右侧“效果选项”按钮进行调整。

视频

虽然在PowerPoint 2007中已经能够插入并简单处理视频，但是无论是视频格式的丰富程度还是后期特效的处理，都远不如新的PowerPoint 2010。在PowerPoint 2010中，我们可以对视频执行更多操作，比如使用特殊效果、重新着色、压缩文件大小、添加标签等。添加视频的操作很简单，在菜单栏“插入”标签“媒体”栏中点击“视频”图标(PowerPoint 2007中为“影片”)，在弹出的文件夹对话框中选中准备添加的视频文件后点击“插入”即可。

图31

完成之后，菜单栏默认会切换至“格式”标签(图31)，点击左侧“颜色”按钮即可为视频加入不同的着色效果。在中间的“视频样式”栏中，我们还可以对视频的形状效果、外框颜色轮廓进行调整，从而处理出个性化的多媒体幻灯片。

MC提示：PowerPoint 2010仅支持32位的QuickTime，因为在64位环境下无法正常播放QuickTime视频。

写在后

Office 2010是一款功能强大的办公套件，因为版面的限制，我们只对大家常用到的三个组件的新功能进行了介绍。如果你对Office 2010有更多的疑问或者经验，欢迎发送邮件至mc.chzl@gmail.com与我们交流！